چطور ایمیل/نامه رسمی انگلیسی بنویسم؟

متن زیر از وبلاگ How to Apply and Get Admission! انتخاب شده است. با تشکر از آقا رضا برای نگارش این مطلب. راستش من تا وقتی که اینجا نیومده بودم نمیدونستم چطوری میشه درست و حسابی یه نامه انگلیسی رسمی نوشت. بعدها فهمیدم نامه هایی که به دانشگاهها برای پذیرش میفرستادم چقدر اشتباه داشته! نوشتن یه نامه مودبانه و رسمی تاثیر خیلی مهمی در گرفتن جواب مثبت از گیرنده نامه داره. این پست رو برای اونهایی مینویسم که اشتباهات چند سال قبل منو در نامه نگاری انگلیسی انجام میدن.

۱- نامه رو همیشه با Dear شروع کنین. نه با Hello یا Hi. نوشتن Hello Dearدر یک نامه رسمی اصلاً جالب نیست!

۲- اگه برای دانشگاه نامه مینویسین میتونین از Dear Madam/Sir استفاده کنین. اگه برای بخش خاصی از دانشگاه نامه مینویسین، میتونین قبل از اون ( با یک خط فاصله ) نام بخش مورد نظر رو بنویسین. مثلا:

Education & Student Affairs (CSA, International Office)

Delft University of Technology

Dear Madam/Sir,

۳- اگه گیرنده نامه منشی، دانشجو، کارمند و یا مدرس دانشگاه با مدرک فوق لیسانس هست، بهتره که با اسم کوچک خطابش کنین. مثلاً Dear Mary یا Dear John. ولی در برخی موارد میخواین یه کم رسمی تر باشه، میتونین بگین Dear Mr. Long یا Dear Ms. Bakker. فقط دقت کنین که اگه مطمئن نیستین که طرف مقابل خانم یا آقا هست، از نوشتن Ms یا Mr خودداری کنین! ممکنه بعداً ضایع بشین! بعضی اسمها هست که هم اسم خانم هست هم آقا! ضمن اینکه برخی اسمها هم بسیار شبیه همه: مثل Mario و Marjo یا Stefano و Stefania که اولی اسم پسره و دومی دختر. در این جور موارد از اسم کامل طرف استفاده کنین. مثلا Dear Marjo Schmitt

۴- Miss برای خانمهای مجرد بکار میره. Mrs برای خانمهای متأهل و Ms برای کسی که نمیدونین مجرده یا متأهل. پس سعی کنین درست استفاده کنین. این مورد شاید از نظر شما بی اهمیت باشه ولی برای خانمها که نامه شما رو میخونن خیلی مهمه.

۵- اگه برای استاد نامه می نویسین حتماً از عبارت Dr یا Professor استفاده کنین. مطمئن بشین که طرف استاد کامل ( فول پروفسور ) هست اونوقت بهش بگین Professor. در غیر اینصورت باید Dr خطابش کنین. این مهمه. چون نشون میده شما با شناخت از استاد براش نامه نوشتین. هر ننه قمری رو هم Dr یا Prof خطاب نکنین! اول مطمئن بشین که طرف دکترا داره. مثل کارگرهای بیسواد نباشین که بههمه میگن “آقای دکتر” بعد بهشون میگی من دکتر نیستم میگه “اصلا از همون اول هم قیافتون به مهندس ها میخورد!!!”

۶- بعد از نوشتن نام شخص حتماً از کاما “,” استفاده کنین و به خط بعد برین. مثلاً:

Dear Professor Yang,

Dear Madam/Sir,

Dear Dr. Blom,

Dear Lara,

۷- جمله آغازین نامه خیلی مهمه. معمولاً یکی از این جمله ها رو میتونین به کار ببرین:

With reference to the Master Programme in Urban Planning in the website of the university,

I am writing to enquire about …

After having seen the new PhD-Position in … , I would like …

I read your profile in the website of the university … and would like …

I recently wrote to you about …

Thank you for your letter of 8 May.

Thank you for your email regarding …

Many thanks for your reply.

In reply to your letter of 8 May, …

۸- اگه در نامه خودتون تقاضایی دارین، به صورت خیلی مودبانه مطرح کنین:

Could you please inform me …

Would you please …

I would appreciate if you let me know …

I would appreciate if you could help me with …

دستور ندین که Please help me چون این جمله با اونکه گفتین “لطفاً …” ولی زیاد مودبانه نیست.

۹- جمله پایانی نامه رو میتونین به یکی از شکل های زیر بنویسین:

Please let me know, if you require any further information.

I look forward to your reply.

I apologies for any inconvenience.

I would appreciate your immediate attention to this matter.

۱۰ – یک خط فاصله و در نهایت مراتب سپاسگزاری ( در انتهای این جمله کاما فراموش نشود! ) :

Kind regards, ( در حالت کلی در پایان ایمیلهاتون از این عبارت استفاده کنین )

Best regards, ( کمی صمیمانه برای ایمیلهای بغیر از ایمیل اول برای منشی، دانشجو، کارمند )

Yours faithfully, ( از این عبارت فقط در اولین ایمیل رسمی به استاد استفاده کنین بهتره )

Yours sincerely, ( مثل بالایی )

Regards, ( ایمیلهای نه چندان رسمی، در نامه نگاریهای پشت سر هم )

۱۱ – بلافاصله در خط بعد نام و نام خانوادگی خودتونو بنویسین. ( در ایمیلهای بعدی به یک گیرنده خاص میتونین از نوشتن نام خانوادگی خودتون صرف نظر کنین و فقط از اسم کوچک خودتون استفاده کنین )

۱۲- از فونت Arial سایز ۱۰ یا ۱۱ استفاده کنین. بدون Bold و Italic. یادتون باشه تمام نوشته با یک فونت نوشته شده باشه. اگه متنی رو از جایی copy/paste میکنین فونتشو اصلاح کنین که تابلو نباشه! این خیلی مهمه!!! اگه از این سوتی ها بدین ممکنه به ایمیلتون جواب داده نشه!

این هم دو نمونه از نوشتن نامه به دانشگاه. (سعی کنین خودتون نامه بنویسین. من وقت ندارم اینکارو براتون انجام بدم. دیتابیس نامه هم ندارم) <– این رو من ننوشتما! نویسنده اصلی نوشته. در ضمن لینک هم کار نمیکنه.